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O Capital intelectual de uma organização é o conhecimento humano que ela construiu para aplicação e execução do seu produto ou serviço. Conhecimento esse que proporciona uma vantagem competitiva no mercado. Um arquivo de inteligência é o maior bem de uma organização e não deve ser mantida apenas nas cabeças dos seus mentores.
Por isso, em um Sistema de Gestão da Qualidade há a necessidade de registrar e documentar todos os processos que afetam a conformidade do produto ou serviço. Dessa forma uma documentação bem elaborada com o detalhamento em que o processo é realizado, contribui e garante a qualidade dentro das organizações. Além de controlar que a informação e o capital intelectual sejam mantidos como arquivos de memória no sistema de gestão da qualidade.
1. Vamos falar um pouco sobre documentação e seus requisitos nas normas de gestão da qualidade ISO 9001/2015 e ISO/IEC 17025:2017
A norma ISO 9001 trata esse assunto no requisito 7-Apoio, mas precisamente no item 7.5.3 denominado como Controle de Informação documentada. Já na norma de laboratórios, 17025, o tema é abordado no item 8.2, Documentação do Sistema de Gestão.
As duas normas estão sendo discutidas em um mesmo post, por apresentarem uma semelhança no requisito em análise. No decorrer do item as mesmas exigências são abordadas, tais como: necessidade de uma Política, objetivo, procedimento, registros, dentre outros. Nas versões antigas, tinha-se a figura do Manual da Qualidade, que agora não é mais obrigatória, entretanto, algumas organizações ainda o mantem em seu sistema.
Qualquer meio pelo qual é descrito atividades que influenciam os resultados do produto ou serviço de uma organização, seja uma mídia social ou procedimentos em papel, são considerados documentos do sistema de gestão da qualidade e devem ser reconhecidos e controlados como tais.
2. Hierarquia simples da documentação do sistema de Gestão da Qualidade
O primeiro nível, onde se situa a figura do Manual da qualidade é na verdade todo documento que descreve o sistema de gestão em acordo com os objetivos e políticas da organização, que não necessariamente precisa ser denominado de Manual.
Já os procedimentos do sistema de gestão da qualidade que se enquadram no nível intermediário são aqueles que descrevem as atividades necessárias para aplicação da qualidade no sistema de gestão. Por sua vez, o último nível consiste nos documentos e registros gerados durante a operação dos processos.
3. Controle de documentos
Neste item, para assegurar um bom desempenho no seu processo de controle de documentos, o sistema de gestão da qualidade deve, no mínimo:
- Aprovar seus documentos antes de sua emissão;
- Analisá-los criticamente com uma periodicidade conhecida;
- Proporcionar o acesso do seu pessoal às versões corretas e atualizadas;
- Disponibilizá-los nos locais corretos;
- Remover os documentos obsoletos;
- Controlar toda a documentação que envolve o Sistema de Gestão da qualidade, inclusivo os externos.
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